Privacyverklaring infAware

1. Wie zijn wij?

infAware BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Bij werkzaamheden die wij in opdracht van onze klanten uitvoeren, kan het voorkomen dat infAware persoonsgegevens namens een klant verwerkt. In dat geval is de betreffende klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en handelt infAware als verwerker. Waar nodig maken wij hierover afzonderlijke afspraken, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u met ons in contact komt en van onze relatie met u.

Website en contactaanvragen

Wanneer u via onze website contact met ons opneemt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer indien opgegeven, de organisatie waarvoor u werkzaam bent indien opgegeven, uw interesse in een product of dienst indien opgegeven, de inhoud van uw bericht, en technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van onze website.

Klanten, prospects en zakelijke relaties

Wanneer u klant, potentiële klant, leverancier, samenwerkingspartner of andere zakelijke relatie van infAware bent, kunnen wij onder meer verwerken: naam en zakelijke contactgegevens, functie en organisatie, correspondentie en gespreksnotities, gegevens over aanvragen, offertes, opdrachten en overeenkomsten, en gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiële en administratieve verplichtingen.

Sollicitanten

Wanneer u bij infAware solliciteert, kunnen wij gegevens verwerken die u zelf aan ons verstrekt, zoals naam en contactgegevens, curriculum vitae, motivatiebrief, informatie over opleiding en werkervaring, en overige informatie die u in het kader van uw sollicitatie aan ons verstrekt.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor het beantwoorden van vragen en contactverzoeken, het onderhouden van contact met klanten, prospects en andere zakelijke relaties, het beoordelen van aanvragen en het opstellen van voorstellen en offertes, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, het uitvoeren van onze dienstverlening, relatiebeheer, het behandelen van sollicitaties, het voeren van onze bedrijfs-, personeels- en financiële administratie, het beveiligen en technisch beheren van onze website en informatiesystemen, en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op de uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan het sluiten daarvan, een wettelijke verplichting, uw toestemming of een gerechtvaardigd belang van infAware.

Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld bestaan uit het beantwoorden van zakelijke vragen, het onderhouden van zakelijke relaties en het beveiligen van onze systemen. Wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, wegen wij dit belang af tegen de belangen, rechten en vrijheden van de betrokken persoon.

4. Contactformulier en CRM

Wanneer u een contactformulier op onze website invult, worden de door u verstrekte gegevens rechtstreeks opgeslagen in ons zelfgehoste CRM-systeem. Dit systeem draait op infrastructuur die door infAware zelf wordt beheerd en zich in Nederland bevindt.

De koppeling tussen onze website en het CRM-systeem wordt door infAware zelf beheerd.

Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te behandelen, contact met u op te nemen en, indien relevant, een voorstel of offerte op te stellen. Wij kunnen u na het versturen van een formulier per e-mail een bevestiging sturen.

5. Website, cookies en webstatistieken

Wij gebruiken privacyvriendelijke webstatistieken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, bijvoorbeeld in het aantal bezoeken en de bezochte pagina’s. Hiervoor gebruiken wij een analytics tool dat geen cookies gebruikt.

Wij gebruiken deze statistieken niet om bezoekers over verschillende websites te volgen en bouwen hiermee geen persoonlijke bezoekersprofielen voor advertentiedoeleinden op.

Onze website gebruikt geen tracking- of marketingcookies. Voor de technische werking en beveiliging van onze website kunnen wel technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adressen, tijdstippen van verzoeken en serverloggegevens. Deze gegevens gebruiken wij voor technisch beheer, beveiliging en het voorkomen of onderzoeken van misbruik.

6. OpenStreetMap

Op onze contactpagina tonen wij een kaart met daarop onze locatie. Deze kaart wordt getoond als statische afbeelding, zodat bij het laden van onze contactpagina geen gegevens aan OpenStreetMap worden doorgegeven.

Wanneer u op de kaart of op de link naar de grotere kaart klikt, verlaat u onze website en bezoekt u de website van OpenStreetMap. Vanaf dat moment is de privacyverklaring van OpenStreetMap van toepassing.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Voor onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van verschillende leveranciers en dienstverleners, bijvoorbeeld voor websitehosting, zakelijke e-mail, financiële administratie en personeelsadministratie. Deze partijen kunnen voor hun dienstverlening persoonsgegevens verwerken.

Wij verstrekken persoonsgegevens aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of bedrijfsvoering, voor het uitvoeren van een overeenkomst, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven als die toestemming vereist is.

Wanneer een externe partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de verwerking, beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.

Wij verstrekken niet meer persoonsgegevens dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.

8. Gebruik van AI

infAware maakt binnen haar bedrijfsvoering en dienstverlening gebruik van AI-toepassingen. Daarbij gebruiken wij zowel AI-oplossingen die op onze eigen infrastructuur draaien als externe AI-diensten.

Wanneer bij het gebruik van AI persoonsgegevens worden verwerkt, gelden daarvoor dezelfde privacy- en beveiligingsuitgangspunten als bij andere verwerkingen. Wij beperken het gebruik van persoonsgegevens tot wat voor het betreffende doel noodzakelijk is en beoordelen welke AI-oplossing voor de betreffende toepassing passend is.

infAware neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, zoals bedoeld in artikel 22 van de AVG.

9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Sommige door ons gebruikte dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte toegankelijk maken. Wanneer daarvan sprake is, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige grondslag en passende waarborgen aanwezig zijn overeenkomstig de AVG.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting vereist dat wij gegevens langer bewaren.

Voor contactaanvragen en gegevens van potentiële klanten die niet tot een opdracht leiden, hanteren wij in beginsel een bewaartermijn van maximaal 24 maanden na het laatste relevante contact.

Sollicitatiegegevens verwijderen wij in beginsel uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Wanneer u toestemming heeft gegeven om uw gegevens te bewaren voor eventuele toekomstige vacatures, bewaren wij deze gegevens maximaal één jaar.

Gegevens van klanten en opdrachten bewaren wij zolang dat noodzakelijk is voor de uitvoering en afwikkeling van de overeenkomst en eventuele daaruit voortvloeiende verplichtingen.

Gegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële administratie bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.

Technische log- en beveiligingsgegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor technisch beheer, beveiliging en onderzoek naar eventuele incidenten.

Na afloop van een bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens, tenzij er een andere geldige reden bestaat om deze langer te bewaren.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging of openbaarmaking.

Afhankelijk van het betreffende systeem omvatten deze maatregelen onder meer versleutelde verbindingen voor gegevensoverdracht, toegangsbeveiliging en autorisaties, beperking van toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben, beveiliging en monitoring van onze infrastructuur, back-up- en herstelvoorzieningen, maatregelen tegen misbruik van onze website en formulieren, en periodieke beoordeling en verbetering van onze beveiligingsmaatregelen.

12. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de situatie, het recht om inzage te krijgen in uw persoonsgegevens, onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren, persoonsgegevens te laten verwijderen, de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken, bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, uw persoonsgegevens over te dragen of te laten overdragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is, en een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via info@infaware.com.

Wij kunnen u vragen aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. In bijzondere gevallen kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

13. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij uw klacht kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Onze dienstverlening, systemen en wet- en regelgeving kunnen veranderen. Daarom kunnen wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan deze pagina staat wanneer de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

15. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Neem dan contact met ons op: